Medisch secretaresse

Functie

De Medical Secretary is in hoofdzaak bezig met het optimaal beheren van de planning van patiënten, coördinatie en communicatie en draagt zo in zeer sterke mate bij tot een optimale en positieve patiëntenbeleving.

Hij/zij is zowel het visitekaartje als de organisatorische spil van de praktijk: zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie van de agenda alsook de communicatie met patiënten professioneel en klantvriendelijk verlopen.

TAKEN

- Je hoofdtaak is te zorgen voor een efficiënte agendaplanning: je zorgt dat de stoelen elke dag optimaal bezet zijn, plant afspraken overeenkomstig het weekschema in, vult pro-actief lege plekken in de agenda op en stuurt wekelijkse afspraakherinneringen uit;

- Je staat in voor het onthaal (in- en uitchecken) van patiënten die zich in de praktijk aanmelden. Dit houdt ook in de controle van de prestaties die aan de stoel werden ingegeven, afrekenen na de consultatie, meegeven van de medische getuigschriften, opmaken van documenten voor de aanvullende tandverzekering en het inplannen van (vervolg)afspraken volgens de afgesproken regels van agendabeheer;

- Je beantwoordt de telefoon en behandelt het mailverkeer met patiënten en volgt dit actief op. Dit houdt onder andere in het plannen of verplaatsen van afspraken, beantwoorden van vragen over mutualiteit/tandverzekering, etc.

- Je zorgt voor een correct aangevuld en volledig patiëntendossier: aanvullen cefalometrie, inlezen van de identiteitskaart, aanvullen van tandarts en huisartsgegevens, anamnese van de patiënt, scannen van documenten, etc.

- Je behandelt de post en bent verantwoordelijk voor de betalingen in de praktijk en het dagelijkse kassabeheer;

• Personen met zorgbehoefte ontvangen en oriënteren
  Deze personen informeren over het verloop van het onderzoek of de behandeling en het tarief
• Het medisch dossier van de patiënt samenstellen en bijwerken bij elk bezoek of bij elke verandering van de situatie
• Verslagen van operaties of medische handelingen invoeren en de lay-out verzorgen
  De verslagen doorsturen naar personen met zorgbehoefte, artsen, ...
• Documentatiemateriaal voorzien, beheren en actueel houden
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Medische handelingen factureren en de betaling innen
  Aangifte doen van de medische handelingen bij de sociale zekerheidsinstellingen, ziekenfondsen, ...
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• De patiënt adviseren bij de administratieve stappen (samenstelling van dossiers, invullen van formulieren, ...)
• De wachtdienstregeling doorgeven aan de politie, lokale pers, ...
• De planning en de agenda van de arts bijhouden

Solliciteren

Charlotte Van Elst
0472629711
charlotte@doc-dilbeek.be